Folyóirat menedzselés Open Journal Systems (OJS) segítségével

Olvasási idő: 6 perc

Utoljára frissítve: 2023. 06. 23.

Az első nyilvánosan elérhető változatával 2001-ben jelentkező Open Journal Systems az épp születőben lévő Open Access mozgalom szellemiségével összhangban, a tudományos folyóiratok online elérhetővé tételét előmozdítandó fogott platformja kiépítésébe. A nyílt forráskódú, ingyenesen letölthető és használható, tudományos folyóiratok online kezelésére és közzétételére kifejlesztett folyóirat menedzselő és publikáló rendszerüket használó tudományos folyóiratok száma mára megközelíti a tízezret, népszerűségük pedig töretlennek látszik. A következő műhelytanulmányomban arra keresem a választ, hogy mivel magyarázható ez a sikeresség, valamint vázlatosan bemutatom azt is, hogy miképpen néz ki a szerkesztőségi munkafolyamat az OJS-en belül, végül pedig arra is kitérek a világszerte megfigyelhető trendeket alapul véve, hogy a felsőoktatási könyvtárak mivel járulhatnak hozzá egy ilyen rendszer sikeres működtetéséhez.

*   *   *

A több, mint másfél évtizedes múltra visszatekintő Open Journal Systems (OJS)[1] a University of British Columbián a Public Knowledge Project (PKP)[2] keretei között jött létre. A PKP alapításakor azt a célt tűzte ki maga elé, hogy növeljék a tudományos kutatások hatását a döntéshozók, tanárok és általában az állampolgárok mindennapi életére[3]. Ennek szellemében elő kívánják segíteni az innovatív és nyilvános tudományos kutatások online megjelenését, általában a tudásmegosztást internetes környezetben. Sokoldalú profiljuknak tudományos konferenciák megfelelő online jelenlétét biztosító- (Open Conference Systems[4]), metaadatok indexelését, kereshetővé tételét elősegítő- (Open Harvester Systems[5]), valamint tudományos monográfiák (és tanulmánykötetek) online környezetben történő szerkesztésére és kiadására kialakított (Open Monograph Press[6]) rendszerek egyaránt a részét képezik.

Leghíresebb fejlesztésük a kutatási projektnek induló Open Journal Systems, amelynek folyamatos fejlesztéséből olyan neves észak-amerikai egyetemek veszik ki a részüket, mint a Stanford vagy a Simon Fraser University. Az OJS az épp születőben lévő Open Access (Nyílt Hozzáférés) mozgalom szellemiségével összhangban, a tudományos folyóiratok online elérhetővé tételét előmozdítandó fogott platformja kiépítésébe, amelynek első változatát 2001-ben vehette használatba a tudományos közösség. A nyílt forráskódú, ingyenesen letölthető és installálható, tudományos folyóiratok online kezelésére és közzétételére kifejlesztett, szerkesztő-vezérelt folyóirat menedzselő és publikáló rendszerüket használó tudományos folyóiratok száma megközelíti a tízezret, népszerűségük pedig töretlennek látszik[7].

A 2000-es évek közepe táján kialakult egy általános trend a tudományos nyitottságra, valamint a közpénzekkel való nyilvános elszámolhatóság igénye is előtérbe került. Ez megfelelő terepnek bizonyult ahhoz, hogy egy ilyen kezdeményezés sikeressé váljon, de önmagában nem magyarázza meg azt, hogy a létező igény kielégítéséhez ilyen sokan miért az OJS-t választották. Ennek egyik oka – az itt most nem tárgyalt sikeres marketing-tevékenység és – a magas szakmai színvonal mellett az, hogy az OJS fejlesztésénél valóban tekintettel vannak a felhasználó közösség elvárásaira. Már az indulásnál, a nyílt forráskódú rendszerek alapelvével összhangban, úgy képzelték, hogy ingyenes szoftvert hoznak létre azok számára, akik nem rendelkeznek egy saját program alkotásához szükséges erőforrásokkal, de a kiépítéséhez ennek a közösségnek a hozzájárulására is támaszkodtak. A szoftver továbbalakításánál figyelembe veszik a változó olvasási szokásokat és olvasói visszajelzéseket, a tudományos élet szereplőinek igényeit, a különböző online megjelenő lapoknál folyó szerkesztőségi munka és lapkiadás során felhalmozódó tapasztalatokat[8].

Szintén lényeges, hogy amellett, hogy ingyenesen telepíthető, a platformhasználó tulajdonképpen pénzt spórol meg azzal, hogy az OJS-t használja ahelyett, hogy maga építene ki egyet. De nemcsak a pénzzel való takarékoskodásra teremt lehetőséget az Open Journal Systems. Felhasználói szempontból nagyon fontos, hogy a rendszer könnyen használható legyen. Mivel egy sokrétű és összetett tevékenység menedzselésére létrehozott rendszerről beszélünk, ennek a kivitelezése nem könnyű feladat, de számos előrelépés történt ezen a téren az elmúlt években. Például a regisztrációs folyamatot jelentősen megkönnyítették, felhasználóbarátabbá tették. A tervezésénél szempont volt az is, hogy úgy csökkenjen a szerkesztési idő és a ráfordított energia, valamint a működési költség, hogy mindez ne menjen a szerkesztőségi munka színvonalának rovására.

Az online folyóiratok szerkesztésének és publikálásának minden aspektusára kiterjedő rendszert dolgoztak ki, amely a weboldal létesítésétől kezdve a teljes működési tevékenység lefedésére alkalmas. A minőségi online lapkiadás kulcsa a profi és az egyéni igényeknek megfelelő szerkesztőségi munka szavatolása. Ennek megfelelően az Open Journal Systems legújabb változatánál, az OJS3-nál is kiemelt figyelmet szenteltek annak, hogy miképpen lehetne letisztultabb, áttekinthetőbb, rugalmasabb a munkafolyamat. A szoftvert használók népes és sokszínű tábora miatt elengedhetetlen, hogy a folyóiratot menedzselő rendszer kellően testre szabható legyen. Az OJS-t az utóbbi évek tapasztalatait alapul véve úgy fejlesztették tovább, hogy ne okozzon problémát, ha a teljes szerkesztőség egy személyből áll, de akár egy nemzetközi szerkesztőcsapatot is ki lehessen alakítani, szerteágazó szerepkörökkel.

Az OJS-ben egy szerkesztőség számára biztosított az átfogó szerepkörök használata, a munka felosztása a közreműködők között, a munkafolyamat hozzájuk rendelése, de a rendszer bizonyos területein a hozzáférés korlátozása is. Az OJS jelenlegi verziójában a szerkesztési folyamat alapértelmezett formája négy fázisból áll. Az első természetesen az, amelyben a szerző beküldi a cikkét (a hozzá tartozó mellékletekkel és kért metaadatokkal együtt), ami a szerkesztőn keresztül a rovatszerkesztőhöz kerül. Ezt követően történik meg a cikk szakértői értékelése, bírálata és szerzői felülvizsgálata. Az elbírált és átnézett fájlokat lektorálásra küldik; majd a végleges lektorált verziót átalakítják a publikálási formátumra, korrektúrázzák és megjelenésre ütemezik. Érdemes megjegyezni, hogy a szerzőnek az oldalra belépve minden fázisban lehetősége van írása nyomon követésére.

1. kép: A szerkesztőségi munkát bemutató, itt látható PKP-s folyamatábra az MTA Könyvtára jóvoltából érhető el magyar nyelven (http://openaccess.mtak.hu/index.php/ojs).
1. kép — A szerkesztőségi munkát bemutató, itt látható PKP-s folyamatábra az MTA Könyvtára jóvoltából érhető el magyar nyelven (http://openaccess.mtak.hu/index.php/fejlesztok/ojs).

Ezt a standard felosztást azonban a folyóirat menedzsere, illetve még inkább a szerkesztője igény szerint, szabadon alakíthatja. A szerkesztői szerepkör egyébként is kiemelt fontossággal bír az OJS-ben. A szerkesztő határozza meg a folyóirat által támasztott szakmai követelményeket, a folyóirat szerkezeti felépítését, az OJS pedig biztosítja az ehhez szükséges infrastruktúrát, legyen szó online cikkbeküldésről vagy akár a kettős vak bírálati eljárásról. A szerkesztőségi szerepkörök rendszere is rugalmas. Az egyes résztvevők jogai és feladatai bármikor módosíthatóak a számukra kiutalt feladat jellegétől függően, de új szerepkörök létrehozásának sincs akadálya. A szerkesztőséghez hasonlóan a szerkesztési folyamat is a helyi adottságokra szabható. Amennyiben ez gördülékenyebbé tenné a munkát, szerkesztői döntésre bizonyos lépések kihagyhatóak, mások pedig beiktathatóak.

Az OJS3-ban, hogy ezt a dinamikus, személyre szabott munkát elősegítsék, létrehoztak egy új szerkesztői felületet, egyfajta irányítópultot vagy angolul dashboardot.

2. kép: Az Open Journal Systems lehetőséget biztosít arra is, hogy a http://journals.sfu.ca/testdrive3/index.php/journal oldalon admin felhasználónévvel és testdrive jelszóval belépve belülről is szemügyre vegyük a felhasználói kézikönyvben leírtakat. Az itt közölt kép az OJS3 tesztverziójának irányítópultján a szerkesztőségi szerepeket és a hozzájuk rendelt fázisokat ábrázolja.
2. kép — Az Open Journal Systems lehetőséget biztosít arra is, hogy a http://journals.sfu.ca/testdrive3/index.php/journal oldalon admin felhasználónévvel és testdrive jelszóval belépve belülről is szemügyre vegyük a felhasználói kézikönyvben leírtakat. Az itt közölt kép az OJS3 tesztverziójának irányítópultján a szerkesztőségi szerepeket és a hozzájuk rendelt fázisokat ábrázolja.

Ez a minden szerkesztési fázisban használható belső kommunikációs felület lehet a szerkesztőségi belső párbeszéd színtere. A rendszerbe való bejelentkezést követően a felhasználó eléri az összes funkciót, amihez jogosultsága van, anélkül, hogy a szerepváltásokhoz ki és be kellene jelentkeznie, illetve láthatja a hozzá rendelt feladatokat is. Az adminisztrációs felület a különböző folyóiratoknál állandó, ugyanazt a felhasználói tapasztalatot biztosítja, függetlenül attól, hogy külső megjelenésük teljesen változó lehet. Utóbbival kapcsolatban azt kell tudni, hogy az OJS telepítését követően olyan felület jön létre, ami akár egy egyetem összes folyóiratának is otthont adhat úgy, hogy közben biztosított a folyóiratszintű működés, a szerkesztőségek önállósága, az egyedi URL-lel rendelkező lapok egyéni megjelenése is. Az alapértelmezés szerinti felhasználó felület nagyon egyszerű és funkcionális, azonban kívánság szerint oldal, folyóirat, sőt cikk szinten is testre szabható.

3. kép: Az általam kiválasztott szemléltető képek (3-5. kép) az OJS3-mal készített Földtani Közlöny (http://ojs3.mtak.hu/index.php/foldtanikozlony/) tartalomjegyzékét, egy tetszőlegesen kiválasztott cikkét és az innen megnyitott, az adott cikket tartalamzó pdf-et ábrázolják
3. kép
4. kép: Az általam kiválasztott szemléltető képek (3-5. kép) az OJS3-mal készített Földtani Közlöny (http://ojs3.mtak.hu/index.php/foldtanikozlony/) tartalomjegyzékét, egy tetszőlegesen kiválasztott cikkét és az innen megnyitott, az adott cikket tartalamzó pdf-et ábrázolják
4. kép
3-5. kép: Az általam kiválasztott szemléltető képek az OJS3-mal készített Földtani Közlöny (http://ojs3.mtak.hu/index.php/foldtanikozlony/) tartalomjegyzékét, egy tetszőlegesen kiválasztott cikkét és az innen megnyitott, az adott cikket tartalamzó pdf-et ábrázolják
5. kép — Az általam kiválasztott szemléltető képek az OJS3-mal készített Földtani Közlöny (http://ojs3.mtak.hu/index.php/foldtanikozlony/) tartalomjegyzékét, egy tetszőlegesen kiválasztott cikkét és az innen megnyitott, az adott cikket tartalamzó pdf-et ábrázolják

Ezen kívül az újabb fejlesztésű OJS3-ról már az is elmondható, hogy az olvasói felülete teljesen reszponzív, azaz a legkülönfélébb eszközökön is optimális megjelenést, könnyű olvashatóságot biztosít.

Tudományos folyóiratokról beszélünk, így mindenképp megemlítendő, hogy az OJS világszínvonalú szabványosítást biztosít. A publikálók kéréseinek eleget téve számos olyan bővítmény (plugin) beépítését teszi lehetővé a rendszer, amelyek a láthatóságot, az online tudományos közösségbe való bekapcsolódást segítik elő. A szoftver keresőrobotok (Google) számára optimalizált, biztosított a tartalmak teljes indexelése, a Google Analytics bővítmény segítségével pedig az oldal használatának monitorozása is kivitelezhető. A különféle export megoldásokkal lehetséges automatizmusok kiépítése, pl. a DOI- és ORCID-regisztráció vagy az MTMT-be történő adatátadás terén.

Bár az Open Journal Systems egy ingyenesen telepíthető rendszer, magas szintű használatának komplexitása miatt – az egyszerűsítő törekvések ellenére is – komoly ára van, amit időben és szakértelemben kell megfizetni. Világszerte az a tendencia figyelhető meg, hogy könyvtárosok látják el a programmal kapcsolatos adminisztratív feladatokat, biztosítják a professzionális szerverkörnyezetet, illetve tartanak tréningeket, nyújtanak segítséget a különböző szerkesztőbizottságoknak, akik így a szakmai munka magas színvonalon tartására tudnak összpontosítani.[9] Szerencsére az ehhez szükséges szaktudás megszerzésének megvannak a maguk fórumai. A PKP angol nyelven a programhoz tartozó dokumentáción[10] kívül oktatási anyagok sokaságát tette nyilvánossá,[11] de Magyarországon is formálódik, az OJS legújabb, tavaly megjelent, 3-as verziójának magyarítását kidolgozó MTA Könyvtár és Információs Központ vezetésével egy olyan közösség, ami segítséget és együttműködést kínál azoknak a kutatási intézményeknek, egyetemeknek, folyóirat-kiadással foglalkozó szervezeteknek, akik folyóirataikat OJS-es keretek között szeretnék megjelentetni.[12] Olyan platform van kialakulóban, ami magyar nyelvű segédanyagok mellett, a különféle átemelésekhez szükséges automatizmusok kiépítésében is segítségére lehet a szerkesztőségeknek, illetve a folyóiratoknak otthont adó felsőoktatási könyvtáraknak.

Amennyiben úgy döntenénk, hogy mi is belevágunk egy ilyen projektbe, úgy erre a felhalmozott ismeretanyagra bátran építhetnénk, később pedig egy tanulási folyamat során, a gyakorlattal megszerzett tapasztalataink átadása révén aktívan ki is vehetnénk a részünket az OJS-szel kapcsolatos eszmecseréből.


Jegyzetek

  • A beszámolóban szereplő linkek letöltési ideje: 2017. június 13.
  1. Az Open Journal Systems hivatalos oldala: https://pkp.sfu.ca/ojs/
  2. A Public Knowledge Project hivatalos oldala https://pkp.sfu.ca/
  3. A PKP és azon belül az OJS-projekt történetéről szellemi atyjuk, a Stanford University tanár, John WILLINSKY több fórumon is beszámolt. Amennyiben valaki ennek jobban utána szeretne járni, úgy ajánlom a következő videót: https://www.youtube.com/watch?v=_FAQyfUV-BY. Az előadásban elhangzó gondolatok közül néhány ennek a munkában is visszaköszön.
  4. Az Open Conference Systems hivatalos oldala https://pkp.sfu.ca/ocs/
  5. Az Open Harvester Sytems hivatalos oldala https://pkp.sfu.ca/ohs/
  6. Az Open Monograph Press hivatalos oldala https://pkp.sfu.ca/omp/
  7. Az OJS-használattal kapcsolatos statisztikákat lásd: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs-usage/
  8. Az OJS-es folyóirat-kiadást bemutató bekezdések megírásában elsősorban az OJS3 felhasználói kézikönyvére hagyatkoztam: http://openaccess.mtak.hu/dokumentumok/OJS/ojs3_0_felh_utm.pdf, de az OJS-dokumentációs megkerülhetetlen wikis felületét is használtam: https://pkp.sfu.ca/wiki/index.php?title=OJS_Documentation
  9. A könyvtárak OJS-üzemeltetéssel kapcsolatos teendőinek taglalásakor Anna R. Craftnak, az University of North Carolina at Greensboro könyvtárosának a következő cikkben összefoglalt tapasztalatait vettem alapul: http://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/2016/01/27/libraries-and-open-journal-systems-facilitating-the-creation-of-open-access-scholarship/
  10. Ennek legfontosabb gyűjtőhelye a felhasznált forrásoknál már említett OJS Documentation: https://pkp.sfu.ca/wiki/index.php?title=OJS_Documentation
  11. Többek között ilyen a http://pkpschool.sfu.ca/ojs-for-journal-managers/ vagy a http://pkpschool.sfu.ca/ojs-for-editors/
  12. Az OJS-nek a MTA Könyvtár és Információs Központnak köszönhetően magyar gyűjtőoldala is van: http://openaccess.mtak.hu/index.php/ojs. Ennek a dolgozatnak az írásakor nagyban támaszkodtam az itt közzé tett anyagokra, illetve PAYER Barbarának a 2017-es Networkshopon elhangzott informatív előadására is (az előadás felvétele egyelőre még nem érhető el online, de magyar és angol nyelvű absztraktja megtalálható az esemény honlapján: https://conference.niif.hu/event/7/session/5/contribution/41). Ő a moderátora az OJS Hungarian Users Group nevű fórumnak is, amely a magyar OJS-felhasználók közötti tudásátadásnak egy nagyon fontos platformjává nőheti ki magát a jövőben, és a következő linkről érhető el: http://forum.konyvtar.mta.hu/viewforum.php?f=6&sid=e719ecb10e65ca9f710f159be5e5226f)

 

A beszámolót készítette: Lovász Dávid
(PTE Egyetemi Könyvtár és Tudásközpont Digitális Tartalomszolgáltatási Osztály)

 

Hozzászólások letiltva.

PTE Egyetemi Könyvtár és Tudásközpont | 2023

Fel ↑